Spara handlingar

Under pågående uppdrag

Under ett pågående uppdrag behöver du spara handlingar som kvitton, kvittenser och fakturor som kan styrka vad du gjort i uppdraget. Behov av det uppkommer främst vid vår granskning av din redovisning, men underlagen kan också komma till användning i andra situationer. Kontoutdrag går oftast att få ut via internetbanken och behöver inte sparas i pappersform efter att du skickat in din redovisning till oss för perioden i fråga. 

De regler som finns i till exempel bokföringslagen om gallring av handlingar i företag gäller inte för ditt uppdrag som god man eller förvaltare. 

Vår instruktion till dig som ställföreträdare är att du ska spara alla handlingar så länge ditt uppdrag pågår och sedan i ytterligare tre år. Vi kan inte ge dig instruktioner om hur du kan gallra handlingar.

Tänk på att du ska förvara dina handlingar, även information i din dator på ett sätt så att inte någon annan kan få del av uppgifter som rör din huvudman. 

Efter avslutat uppdrag

För att din efterträdare ska kunna ta över uppdraget på ett bra sätt behöver du lämna över vissa handlingar och uppgifter. Det rör sig bland annat om obetalda räkningar, kontaktuppgifter till olika myndighetspersoner, kontaktuppgifter till anhöriga samt uppgifter om huvudmannens banker och kontonummer. Lämna inte över eventuell bankdosa, den ska du istället lämna in på banken.

Handlingar som du ska spara

När ditt uppdrag upphör på grund av byte eller upphör helt genom tingsrättsbeslut eller dödsfall ska du spara samtliga handlingar som rör din tid som ställföreträdare i tre år. Anledningen till det är att den nye ställföreträdaren, huvudmannen eller huvudmannens dödsbo har en klanderrätt på tre år från det att rätt person har tagit emot dina redovisningshandlingar.

Klanderrätten betyder att mottagaren av redovisningshandlingarna har rätt att föra en skadeståndstalan mot dig i tingsrätten. Denna rätt gäller under tre år och kan användas om mottagaren tycker  att du som ställföreträdare har orsakat huvudmannen ekonomisk skada. Du har en laglig skyldighet att på begäran visa alla de handlingar som rör ditt uppdrag för mottagaren när han eller hon granskar redovisningshandlingarna.

När de tre åren har gått ska du lämna över de sparade handlingarna till huvudmannen, nya ställföreträdaren eller dödsboet. Om de inte vill ha handlingarna ska de makuleras av dig, det vill säga strimlas eller slängas på ett sätt så att handlingarna inte kan hamna i orätta händer. Att slänga handlingarna i vanlig pappersåtervinning eller papperskorg är därför inte en korrekt hantering.