Visselblåsartjänst

Norrtälje kommun och Kommunhuskoncern strävar efter en öppen och förtroendeingivande förvaltningskultur i verksamheten samt ett transparent företagsklimat och en hög affärsetisk nivå inom de kommunala bolagen.

Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt kommunicera misstankar om allvarliga missförhållanden och oegentligheter. Tjänsten är viktig för att minska risker och för att upprätthålla förtroendet för vår verksamhet, genom att vi kan upptäcka och åtgärda misstänkta oegentligheter i ett tidigt skede.

När kan du visselblåsa?

Visselblåsartjänsten kan användas för att rapportera misstanke om allvarligt missförhållande eller oegentligheter hos en förtroendevald eller tjänsteperson i ledande ställning eller nyckelposition inom kommunkoncernen.

Det kan exempelvis vara en VD, förvaltningsdirektör eller en person som ansvarar för stora inköp eller andra verksamhetskritiska funktioner. Misstankarna kan exempelvis röra muta, stöld, bedrägeri, jäv, olämplig bisyssla, eller där någon får privat vinning eller fördel på grund av sin ställning eller att närstående gynnas på något sätt.

En person som skickar ett meddelande genom visselblåsartjänsten behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk.

Anställda uppmanas i första hand att vända sig till närmaste chef.

Så kan du rapportera

Det finns olika sätt att delge en misstanke:  

• Alternativ 1: Kontakta en arbetsledare eller chef i verksamheten
• Alternativ 2: Kontakta ansvarig för visselblåsartjänsten:

Pia Ståle, förhandlingschef, pia.strale@norrtalje.se, 0176-746 92 eller Kerstin Wåhlin, strategisk utvecklare, kerstin.wahlin@norrtalje.se, 0176-711 37.

• Alternativ 3: Kommunicera anonymt genom en extern visselblåsartjänst: Norrtälje kommuns visselblåsartjänst hos WhistleB

Vi uppmuntrar en person som delger sin misstanke att vara öppen med sin identitet. Hanteringen av inkomna meddelanden är konfidentiell. Om en person föredrar att vara anonym erbjuds visselblåsartjänsten för anonym kommunikation (Alternativ 3).

Visselblåsartjänsten som möjliggör anonym kommunikation tillhandahålls av WhistleB, en extern tjänsteleverantör. Alla meddelanden är krypterade. För att säkerställa anonymiteten sparar WhistleB inte IP-adresser eller annan metadata, (det vill säga data som kan härledas till personen som skickat meddelandet). Personen som skickar ett meddelade förblir anonym även i en fortsatt dialog med de ansvariga mottagarna av meddelanden.

Utredningsprocessen

Ansvariga för visselblåsartjänsten

Endast de personer som ansvarar för visselblåsartjänsten har åtkomst till meddelanden som inkommit genom visselblåsartjänsten. Deras aktiviteter loggas och hanteringen är konfidentiell.  Vid behov kan personer som tillför expertis inkluderas i utredningen. Dessa personer får tillgång till relevant data och förbinder sig till sekretess. 

Om en person tar direktkontakt med en arbetsledare, chef eller personligen kontaktar de ansvariga för visselblåsartjänsten angående en farhåga, läggs informationen in i visselblåsartjänsten och hanteras enligt dessa riktlinjer.

Mottagning av meddelanden

Vid mottagandet av ett meddelande beslutar de ansvariga för visselblåsartjänsten om meddelandet ska godkännas eller avvisas. Om meddelandet godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning, se utredning nedan.

De ansvariga för visselblåsartjänsten kan neka att ta emot ett meddelande om:

• Meddelandet inte faller inom ramen för dessa riktlinjer för visselblåsartjänsten
• Meddelandet inte har gjorts i god tro eller är illvilligt
• Det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet
• Ärendet som meddelandet berör redan har åtgärdats

Om ett meddelande inte omfattas av dessa riktlinjer för visselblåsning, bör de ansvariga för visselblåsartjänsten vidta lämpliga åtgärder för att få ärendet löst.

De ansvariga för visselblåsartjänsten skickar lämplig feedback inom 3 veckor efter att de har mottagit meddelandet.

Lämna inte känsliga uppgifter om personer du nämner i ditt meddelande om det inte behövs för att förklara din misstanke.

Utredning

Samtliga visselblåsarmeddelanden behandlas seriöst och i enlighet med dessa riktlinjer.

• Ingen av de ansvariga för tjänsten eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
• De ansvariga för visselblåsartjänsten kan vid behov skicka uppföljningsfrågor genom visselblåsarkanalen för kommunikation med en anonym visselblåsare.
• Ett meddelande utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet.
• De ansvariga för visselblåsartjänsten beslutar när och hur ett visselblåsarmeddelande ska eskaleras.
• Visselblåsarmeddelanden hanteras konfidentiellt av alla som är involverade.

Skydd för visselblåsare som är öppen med sin identitet

En visselblåsare som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Såvida det inte är olämpligt med hänsyn till den utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare som väljer att uppge sin identitet att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

Skydd av, och information till, en person som pekas ut i ett visselblåsarmeddelande

Rättigheterna för de personer som pekas ut inom ramen för visselblåsartjänsten omfattas av relevant dataskyddslagstiftning. De utpekade har rätt att få tillgång till uppgifter om sig själv och kan kräva ändring eller radering av data om informationen är felaktig, ofullständig eller föråldrad.

Denna rättighet gäller med förbehåll för att detta leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial.

Radering av data

Persondata som inkluderats i visselblåsarmeddelanden och utredningsdokumentation ska raderas vid avslutad utredning, med undantag för om persondata bör sparas med hänvisning till annan relevant lagstiftning. Radering sker 30 dagar efter avslutad utredning.

Utredningsdokumentation och visselblåsarmeddelanden som arkiveras ska anonymiseras, och får inte innehålla personuppgifter genom vilka personer direkt eller indirekt kan identifieras.

Rättslig grund för riktlinjerna

Dessa riktlinjer är baserade på dataskyddsförordningen GDPR, EU direktivet om stärkt visselblåsarskydd, samt Integritetsskyddsmyndighetens riktlinjer (Sverige).

Överföring av personuppgifter utanför EES

All data lagras inom EU. Det finns ett generellt förbud mot överföring av personuppgifter från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) såvida inte särskilda bestämmelser om skydd för hantering av data kan garanteras.

Personuppgiftsbehandling

Personuppgiftsansvarig

Kommunstyrelsen är ansvarig för de personuppgifter som behandlas inom visselblåsartjänsten.

Personuppgiftsbiträde

WhistleB Whistleblowing Center AB (World Trade Center, Klarabergsviadukten 70, 107 24 Stockholm) ansvarar för visselblåsartjänsten, inklusive behandling av krypterad data, såsom visselblåsarmeddelanden. Varken WhistleB eller dess underleverantörer kan dekryptera och läsa meddelanden. Därmed har varken WhistleB eller dess underbiträden tillgång till läsbart innehåll.